Uw privacy en persoonsgegevens

U moet erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met informatie over u. Wij gebruiken persoonsgegevens om passende begeleiding en zorg te bieden, met u en uw vertegenwoordiger afspraken te maken en onze wettelijke verplichtingen na te komen. Wij gebruiken daarvoor niet méér gegevens dan nodig.

Deze verklaring is bedoeld voor bewoners en andere cliënten, mensen die zich aanmelden, hun contactpersonen en vertegenwoordigers, sollicitanten, stagiairs, kandidaat-vrijwilligers, zakelijke contactpersonen en bezoekers van onze website.

Wie is verantwoordelijk?

De Verbinding Beek B.V. is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij voor deze activiteiten verwerkt.

• Bezoek- en postadres: Verbindingsweg 13, 6573 BS Beek-Ubbergen.
• KvK-nummer: 74635514.
• E-mail: info@deverbindingbeek.nl.
• Telefoon: 085 130 8272.

Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG) is verbonden aan Privacy Direct Nederland B.V. U kunt de FG bereiken via info@privacydirect.nl. U kunt daar rechtstreeks terecht met vragen over uw privacy of een klacht over het gebruik van uw gegevens.

Welke gegevens gebruiken wij?

Bij een aanmelding en tijdens de zorg

Afhankelijk van uw vraag en de zorg die wij verlenen, verwerken wij:

• Uw naam, geboortedatum, adres en contactgegevens en de gegevens die nodig zijn om uw identiteit vast te stellen.
• Uw burgerservicenummer (BSN), voor zover de wet het gebruik daarvan voorschrijft of toestaat.
• Uw indicatie, zorgovereenkomst, zorgarrangement en informatie die nodig is voor de financiering en verantwoording van uw zorg.
• Informatie over uw hulpvraag, gezondheid, beperkingen, medicatie, relevante risico’s en de begeleiding of zorg die u nodig heeft.
• Uw persoonlijke wensen, mogelijkheden, doelen en afspraken, voor zover deze nodig zijn om de begeleiding op u af te stemmen.
• Het intakeverslag, zorgplan, rapportages, evaluaties en relevante correspondentie.
• De naam, contactgegevens, relatie tot u en eventuele bevoegdheden van uw contactpersoon, gemachtigde of wettelijke vertegenwoordiger.
• Gegevens over incidenten of klachten, als deze voor uw zorg, veiligheid of de afhandeling daarvan van belang zijn.
• Rekening-, factuur-, betaal- en declaratiegegevens, voor zover die voor onze administratie nodig zijn.
• Toestemmingen en uw keuzes over bijvoorbeeld gegevensoverdracht of foto- en filmmateriaal.

Bij een algemene contactvraag verwerken wij wat nodig is om uw vraag te beantwoorden. Voor een aanmelding mailt u eerst alleen uw naam, telefoonnummer en de wens om contact te hebben naar info@deverbindingbeek.nl. Stuur in deze eerste e-mail geen diagnoses of zorgdocumenten. Wij sturen u vervolgens een beveiligd bericht via Zivver. Via de antwoordmogelijkheid binnen dat bericht kunt u de relevante indicatie, diagnoses en het actuele zorgplan veilig aanleveren. U heeft hiervoor geen eigen Zivver-account nodig. Onze gedragsdeskundige en verpleegkundige gebruiken deze informatie om uw zorgvraag te beoordelen. Deel alleen informatie die daarvoor relevant is.

Bij een sollicitatie, stageaanvraag of aanmelding als vrijwilliger

Wij gebruiken uw contactgegevens, cv, motivatie en informatie over opleiding, ervaring en beschikbaarheid om uw aanmelding te beoordelen. Bij een stageaanvraag gebruiken wij ook uw opleidingsniveau, onderwijsinstelling, gewenste stageperiode, uren en leerdoelen. Tijdens de stage verwerken wij de stageovereenkomst, begeleidingsafspraken en evaluaties; relevante voortgangs- en beoordelingsinformatie stemmen wij af met uw school. Voor zover relevant voor de functie controleren wij diploma’s, beroepsregistraties en referenties. Voor indiensttreding vragen wij waar vereist een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Het controleren van de geschiktheid van zorgverleners maakt onderdeel uit van onze vergewisplicht. Wij bespreken een referentiecontrole vooraf met u en vragen alleen informatie die daarvoor relevant is.

Wij vragen sollicitanten geen BSN, volledige kopie van een identiteitsbewijs of medische gegevens voor een gewone sollicitatie. Als u in dienst komt, verwerken wij aanvullende gegevens die voor de arbeidsovereenkomst en wettelijke werkgeversverplichtingen nodig zijn. U ontvangt daarover bij indiensttreding passende informatie. Een vrijwilligersaanmelding wordt beoordeeld op de bijbehorende taken; een vrijwilliger heeft daarmee niet automatisch toegang tot zorgdossiers.

Als zakelijke contactpersoon of websitebezoeker

Bij zakelijke contacten gebruiken wij naam, functie, contactgegevens en eventuele contract- en factuurgegevens. Als u ons mailt of belt, gebruiken wij de gegevens die nodig zijn om uw vraag te behandelen.

Bij het bezoeken van de website worden technische gegevens verwerkt om de pagina’s aan uw browser te leveren en de website te beveiligen, waaronder uw IP-adres en informatie over het verzoek van uw browser. Lees verderop wat er gebeurt als u een YouTube-video aanzet.

Waarom mogen wij uw gegevens gebruiken?

De AVG vereist een wettelijke grondslag. Die verschilt per doel.

Extra bescherming voor gezondheidsgegevens

Gegevens over uw gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Naast een grondslag uit artikel 6 AVG is daarvoor een wettelijke uitzondering nodig. Voor noodzakelijke behandeling, verzorging, maatschappelijke ondersteuning en het beheer daarvan gaat het in beginsel om artikel 9 lid 2 onder h en lid 3 AVG, in samenhang met artikel 30 lid 3 onder a en lid 4 van de Uitvoeringswet AVG. Deze gegevens worden verwerkt door mensen met een geheimhoudingsplicht.

Wij vragen dus niet voor alle noodzakelijke dossierverwerking een algemene toestemming. Voor verstrekking aan anderen kunnen het beroepsgeheim of andere zorgwetten wél afzonderlijke toestemming vereisen. Een toestemming voor uw zorgdossier is geen toestemming voor publicatie van foto’s of filmpjes. Voor zulke publicatie vragen wij een aparte keuze; weigeren of intrekken heeft geen nadelige gevolgen voor uw zorg.

BSN en identiteitscontrole

Wij gebruiken het BSN alleen voor wettelijk toegestane doeleinden, zoals betrouwbare identificatie en voorgeschreven gegevensuitwisseling of administratie in de zorg. Bij de intake controleren wij uw identiteitsbewijs en leggen wij de daarvoor vereiste gegevens vast. Wij maken daarvoor geen standaardkopie van uw identiteitsbewijs. De verplichtingen voor een identiteitsbewijs van een werknemer bij indiensttreding zijn andere verplichtingen en horen bij de personeelsadministratie.

Welke gegevens zijn verplicht?

Gegevens die nodig zijn om uw identiteit vast te stellen, veilige zorg af te spreken of wettelijke verplichtingen uit te voeren, kunnen wij niet altijd missen. Als u die gegevens niet verstrekt, bespreken wij met u wat dit voor de aanmelding of zorg betekent. Soms kunnen wij een aanmelding niet beoordelen of een onderdeel van de dienstverlening niet uitvoeren. Toestemming voor publiciteitsbeelden of een sollicitatiebestand voor toekomstige vacatures blijft vrijwillig.

Van wie ontvangen wij informatie?

Veel gegevens ontvangen wij van u zelf. Waar nodig en toegestaan krijgen wij informatie van uw gemachtigde of wettelijke vertegenwoordiger, een verwijzer of andere betrokken zorgverlener, de apotheek en instanties die uw indicatie of zorgfinanciering behandelen. Wij leggen ook informatie vast die tijdens de begeleiding wordt waargenomen of met u wordt besproken.

Bij werving en selectie kan relevante informatie afkomstig zijn uit door u opgegeven referenties, diploma- of beroepsregisters en bevoegde instanties in het kader van een wettelijk toegestane controle. Wij behandelen een registeruitkomst niet als onbeperkte toestemming om meer informatie over u te verzamelen.

Wanneer wij gegevens van iemand anders ontvangen, informeren wij u daarover op de momenten waarop de AVG dat voorschrijft: in beginsel uiterlijk binnen een maand en eerder als wij eerder contact met u opnemen of de gegevens eerder aan een ander verstrekken. Wettelijke uitzonderingen kunnen van toepassing zijn.

Wie kunnen uw gegevens ontvangen?

Aanmeldgegevens en bijbehorende documenten slaan wij beveiligd op in onze digitale werkomgeving (Drive) en, waar van toepassing, in ons elektronisch cliëntendossier (ECD). Het zorgdossier wordt bijgehouden in Nedap/ONS. Alleen bevoegde medewerkers die de gegevens voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang. Dit geldt zowel voor de beoordeling van de aanmelding als voor de verdere begeleiding en zorg. Niet iedereen die in huis aanwezig is, heeft toegang tot dossiers.

Wij delen alleen gegevens die nodig en toegestaan zijn met:

• Zorgverleners en samenwerkingspartners die bij uw zorg betrokken zijn, bijvoorbeeld bij afstemming of overdracht. Wij houden rekening met het beroepsgeheim en vragen toestemming wanneer die vereist is.
• Uw gemachtigde of wettelijke vertegenwoordiger, binnen diens bevoegdheden. Familie of een eerste contactpersoon krijgt niet automatisch inzage in uw volledige dossier.
• Instanties die de zorg financieren, uitvoeren of controleren, zoals het zorgkantoor, de gemeente, de Sociale Verzekeringsbank of het CAK, voor zover dit voor uw zorgvorm aan de orde is en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
• De Belastingdienst en andere bevoegde instanties, wanneer wij verplicht zijn gegevens te verstrekken.
• Een bevoegde toezichthouder, klachtenfunctionaris, geschilleninstantie of juridisch adviseur, voor zover dit nodig en toegestaan is voor een concrete melding, klacht, controle of procedure.
• Dienstverleners voor dossierbeheer, beveiligde opslag, ICT, hosting, communicatie en administratie, voor zover zij gegevens nodig hebben om hun diensten aan ons te leveren. Wij gebruiken onder meer Nedap/ONS voor het ECD en Zivver voor het beveiligd uitwisselen van zorgdocumenten.

Met leveranciers die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst met afspraken over doel, beveiliging, geheimhouding en het inschakelen van andere partijen. Een andere zorgverlener of overheidsinstantie kan voor zijn eigen wettelijke taak zelfstandig verantwoordelijk zijn. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Worden gegevens buiten de EER verwerkt?

Voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gelden aanvullende AVG-regels. Daarbij moet duidelijk zijn welke ontvanger in welk land gegevens krijgt en welke wettelijke bescherming wordt gebruikt, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen met de vereiste aanvullende beoordeling en maatregelen. U kunt via onze contactgegevens informatie vragen over de waarborgen die voor uw gegevens gelden.

Voor de YouTube-speler geldt dat Google internationaal gegevens verwerkt, mogelijk ook in de Verenigde Staten. Google beschrijft zijn eigen verwerking en doorgiftekaders in het privacybeleid en de informatie over gegevensdoorgifte. Wij laden de speler pas nadat u daarvoor kiest. De knop om een filmpje te laden is geen algemene toestemming voor andere doorgiften van uw zorggegevens.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

De bewaartermijn hangt af van het soort informatie en de regels die daarvoor gelden. Na afloop verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij er een concrete wettelijke reden is om ze langer te bewaren. In dat geval bewaren wij alleen wat daarvoor nodig is.

Wanneer u bij ons zorg gaat ontvangen, nemen wij de noodzakelijke aanmeldgegevens op in het zorgdossier. Vanaf dat moment gelden daarvoor de toepasselijke dossierregels. Beveiligde opslag in Drive of het ECD is op zichzelf geen reden om gegevens langer te bewaren.

Een verzoek om vernietiging van een zorgdossier wordt beoordeeld volgens de toepasselijke zorgwetgeving. Een wettelijke bewaartermijn betekent niet dat ieder verzoek om eerdere vernietiging automatisch wordt afgewezen. Ook kunnen er wettelijke uitzonderingen zijn die vernietiging juist verhinderen. Wij leggen een eventuele beperking aan u uit.

Voor informatie over een incident of klacht kijken wij of deze in het zorgdossier hoort of in een afzonderlijke registratie. Gegevens in uw zorgdossier volgen de daarvoor geldende dossierregels. Voor een afzonderlijke registratie beoordelen wij de bewaarnodzaak op basis van de afhandeling, wettelijke verplichtingen en eventuele procedures.

Website, cookies en YouTube

Deze website bevat geen door De Verbinding toegevoegde analyse- of advertentietrackers en slaat uw videokeuze niet permanent op. Noodzakelijke technische verwerking door de hosting- of toegangsvoorziening staat los van de optionele videospeler. Lettertypen worden vanaf de eigen website geladen. De uitlegfilm over aanmelden wordt vanaf de eigen website aangeboden, zonder ingesloten speler van een externe videodienst. Via deze website kunt u geen zorgdossier of medische bijlage uploaden. Een e-mailknop opent uw eigen e-mailprogramma.

Een YouTube-video wordt niet direct geladen. U ziet eerst een afbeelding die door onze website wordt geleverd. Pas wanneer u kiest om de video te laden, maakt uw browser verbinding met YouTube/Google. Daarbij kan Google onder meer uw IP-adres, apparaatinformatie en informatie over het afspelen ontvangen. De speler gebruikt de privacymodus van YouTube via youtube-nocookie.com. Die modus betekent niet dat er geen persoonsgegevens worden verwerkt.

U kunt de website gebruiken zonder de video te laden. Als u de videospeler sluit, wordt de ingesloten speler verwijderd; daarmee stopt de verdere verbinding via die speler. Eerder door Google ontvangen informatie wordt daardoor niet automatisch verwijderd. Daarvoor gelden ook de privacyopties en rechten bij Google. Als u doorklikt naar YouTube of een andere externe website, geldt daar het privacybeleid van die aanbieder.

Links naar LinkedIn, Facebook, Instagram, ZorgkaartNederland, Indeed en Stagemarkt openen externe websites. We laden geen sociale feeds, beoordelingswidgets of trackers van deze diensten op onze eigen pagina’s. Bij een bezoek aan een externe dienst gelden ook de privacyregels van die aanbieder.

Camera’s, alarmering en beeldmateriaal

Aan de buitenzijde van het gebouw is camerabeveiliging aanwezig. De slaapkamers hebben oproepalarmering waarmee bewoners medewerkers kunnen bereiken. Oproepalarmering is geen algemene toestemming voor andere vormen van toezicht.

Voor cameratoezicht moet per toepassing duidelijk zijn welk beveiligingsdoel wordt gediend, waarom het noodzakelijk is en welke minder ingrijpende mogelijkheden zijn afgewogen. Beelden mogen alleen toegankelijk zijn voor personen die ze voor hun taak nodig hebben. De verwerking moet berusten op een passende grondslag; bij beveiliging is dat doorgaans het gerechtvaardigde belang bij bescherming van personen en eigendommen, na afweging van de privacybelangen. Als toezicht op een bewoner onderdeel is van zorg, worden daarnaast het toepasselijke zorgrecht en eventuele Wzd-waarborgen beoordeeld.

Beelden van de buitencamera’s voor beveiliging worden standaard maximaal 14 dagen bewaard. Daarna worden ze automatisch verwijderd of overschreven. Bij een concreet incident kan het relevante deel van de beelden langer nodig zijn voor onderzoek, afhandeling of een juridische procedure. Zodra die noodzaak vervalt, worden deze beelden verwijderd. Voor informatie over het bereik van de camera’s en de toegang tot beelden kunt u contact opnemen via info@deverbindingbeek.nl. U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met onze FG.

Individuele zorgtechnologie

Voor valdetectie gebruiken wij MOBOTIX NurseAssist. Het systeem geeft een melding bij een mogelijke val. Medewerkers kunnen dan via livebeeld beoordelen welke hulp nodig is. De beelden worden niet opgenomen of bewaard. Het livebeeld is bedoeld voor het beoordelen en opvolgen van de melding. Alleen bevoegde medewerkers die dit voor hun zorgtaak nodig hebben, mogen meekijken.

Valdetectie zetten wij alleen in na overleg met de bewoner en naasten en wanneer zij daarmee akkoord gaan. Wij leggen de maatregel vast in het elektronisch cliëntendossier (ECD) en evalueren deze volgens de gemaakte afspraken. Daarbij bespreken we ook het gebruik van livebeeld en de toegang daartoe.

Deze valdetectie heeft een ander doel dan de beveiliging met buitencamera’s. De bewaartermijn van 14 dagen voor beveiligingsbeelden is hier niet van toepassing, omdat wij de beelden van de valdetectie niet opslaan. Relevante zorginformatie die naar aanleiding van een melding in het ECD wordt vastgelegd, valt onder de bewaartermijnen voor het zorgdossier.

Bij individuele afspraken over toezicht zijn ook het beroepsgeheim, de rechten van de bewoner en, waar van toepassing, de Wet zorg en dwang van belang. Voor uitleg over de toepassing in uw situatie, de verwerkte gegevens en wie deze kan bekijken, kunt u contact opnemen met uw begeleider of rechtstreeks met onze FG.

Foto’s en filmpjes voor publicatie

Voor herkenbaar foto- en filmmateriaal voor publicatie vragen we afzonderlijk toestemming en leggen we die vast in het dossier. De oorspronkelijke foto's van kamers en gezamenlijke ruimtes zijn aangeleverd door De Verbinding. Voor enkele sfeerbeelden zijn met AI fictieve personen aan deze locatiebeelden toegevoegd: het spel in de woonkamer, het koken, het gesprek op het terras en het bewegen in de sportruimte. Ook het koffiemoment bovenaan de homepage toont een fictief persoon. Deze personen zijn geen werkelijke bewoners of medewerkers. Voor herkenbare personen in andere foto's en filmpjes beoordelen we afzonderlijk het publicatiedoel en de toestemming. Ook bij eventueel bewerkt materiaal blijft die beoordeling nodig; een gewijzigd gezicht garandeert op zichzelf geen anonimiteit.

Hoe beschermen wij uw gegevens?

Aanmeldgegevens en zorgdocumenten worden beveiligd opgeslagen in onze digitale werkomgeving (Drive) en, waar van toepassing, het ECD. Vertrouwelijke aanmeldstukken wisselen wij uit via Zivver. Wij beperken de toegang tot wat voor iemands taak nodig is en werken met persoonlijke toegangsgegevens en vertrouwelijke omgang met dossiers. Papieren dossiers worden waar nodig afgesloten bewaard. Het kwaliteitsbeleid bevat afspraken over ICT-beheer, back-ups en het behandelen van datalekken. De website gebruikt een versleutelde verbinding.

Als zich een datalek voordoet, onderzoeken wij wat er is gebeurd en nemen wij passende maatregelen. Waar de AVG dit vereist, melden wij het aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen.

Welke rechten heeft u?

U kunt ons vragen welke gegevens wij over u gebruiken en daarvan een kopie ontvangen. U kunt onjuiste feitelijke gegevens laten verbeteren en een aanvulling vragen. U kunt ook vragen om verwijdering of beperking van het gebruik. Deze rechten kunnen worden begrensd door een wettelijke bewaarplicht, het beroepsgeheim of de rechten van anderen. Een professioneel oordeel in een zorgdossier hoeft niet alleen wegens verschil van mening te worden vervangen; uw eigen verklaring kan onder de toepasselijke regels wel worden toegevoegd.

Als wij gegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang, kunt u vanwege uw persoonlijke situatie bezwaar maken. Voor eventuele direct marketing geldt een onvoorwaardelijk recht van bezwaar. Als verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken; dat verandert niet de rechtmatigheid van het gebruik vóór de intrekking.

U kunt vragen om overdracht in een gangbaar digitaal formaat van de gegevens die u zelf heeft verstrekt, wanneer de wettelijke voorwaarden voor dataportabiliteit gelden. Dat is met name aan de orde bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst. Dit recht betekent niet dat elk document uit een zorgdossier zonder beoordeling overdraagbaar is.

De Verbinding neemt geen besluiten die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben uitsluitend met een geautomatiseerd systeem. Bij beslissingen over uw aanmelding en zorg is een mens betrokken.

Hoe doet u een verzoek?

Mail naar info@deverbindingbeek.nl of schrijf naar ons postadres met het onderwerp ‘Privacyverzoek’. U kunt ook bellen als u hulp nodig heeft bij uw verzoek. Een vertegenwoordiger kan namens u optreden wanneer die daartoe bevoegd is.

Wij controleren uw identiteit op een manier die bij het verzoek past. Wij vragen niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs. Bij redelijke twijfel kunnen wij aanvullende informatie vragen om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen.

Een privacyverzoek is in beginsel kosteloos. Alleen bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan onder de wettelijke voorwaarden een redelijke vergoeding worden gevraagd of het verzoek worden geweigerd.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst en voeren een toegewezen AVG-verzoek binnen die termijn uit. Is een verzoek complex of gaat het om meerdere verzoeken, dan kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij laten u dat binnen de eerste maand weten en leggen uit waarom. Als wij een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen, motiveren wij dat en wijzen wij u op de mogelijkheden om daartegen op te komen. Voor een bijzonder verzoek onder zorgwetgeving kunnen aanvullende regels gelden.

Vragen of klachten

U kunt contact opnemen met De Verbinding of rechtstreeks met onze FG via info@privacydirect.nl. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U hoeft voor toegang tot de toezichthouder niet eerst onze zorgklachtenprocedure af te ronden. Uw wettelijke mogelijkheden om naar de rechter te gaan blijven bestaan.

Wijzigingen

Als onze verwerking verandert, passen wij deze verklaring aan. De actuele versie staat op onze website. Bij een wezenlijk ander gebruik van uw gegevens informeren wij u ook op een passende manier.